====== Configurer HumHub ======
===== Principes d'organisation =====
Souvent, un outil informatique véhicule implicitement un mode d'organisation. Utiliser cet outil revient à se couler dans cette norme organisationnelle. [[https://www.humhub.org/en|HumHub]] s'efforce d'échapper à ce biais normatif. L'outil propose des fonctionnalités techniques rudimentaires qu'il s'agit de combiner. HumHub contraint donc à **penser l'organisation** que l'on veut mettre en place et à faire des **choix stratégiques**.
La terminologie utilisée par HumHub est génératrice de confusion. C'est pourquoi je m'attache à préciser chaque notion.
Un site HumHub est une //communauté// à part entière. Disposer d'un compte sur un site HumHub équivaut à être une //utilisatrice// de cette communauté. On devient utilisatrice d'une communauté parce qu'on y a été invitée ou parce qu'on a demandé à la rejoindre((Attention : cette seconde possibilité n'est pas offerte sur toutes les communautés HumHub. Dans certaines communautés, on ne peut devenir utilisatrice que par invitation.)) (et que notre demande a été acceptée).
Les échanges entres les utilisatrices d'une communauté s'organisent autour d'//espaces//. Le termes "espace" n'est volontairement pas précisé. Il pourra s'agir d'espaces des travail, d'échanges, de collaboration, de dialogue, de partage, etc. Un⋅e utilisatrice de la communauté peut participer à plusieurs //espaces//. Un espace de travail est public ou privé, c'est-à-dire accessible à tou⋅te⋅s les utilisatrices de la communauté ou uniquement à celles qui sont //membres// de cet espace. Là encore, la sélection se fait par invitation. Une utilisatrice peut être membre de plusieurs espaces.
Un espace de travail propose plusieurs outils d'échange : fil de discussion (Timeline), dossier partagé, liens partagés, sondages, tâches, etc. Certains espaces proposent plus d'outils que d'autres. Tout espace propose, au minimum, un fil de discussion.
==== Les rôles ====
Par défaut, HumHub reconnaît 5 //rôles// : propriétaire, administratrice, modératrice, membre et utilisatrice.
Tout⋅e membre d'un espace se voit attribuer un rôle, valable au sein de cet espace. Une utilisatrice peut donc être //administratrice// d'un espace mais //membre// ordinaire d'un autre espace.
Quels sont les droits respectifs de chaque rôle ? HumHub distingue les droits inaliénables des droits contingents. Ainsi,une administratrice d'un espace, peut configurer cet espace : décider des outils mis à disposition, distribuer les rôles… Mais une pure administratrice n'aura pas vocation à intervenir sur les contenus échangés au sein de l'espace. Le droit de configuration est un droit inaliénable d'une administratrice. Le droit de contribution est un droit contingent. Cette souplesse permet d'adapter HumHub à une large variétés de contextes d'utilisation. Cette adaptabilité est acquise au prix complexité accrue : la compréhension du fonctionnement de HumHub est plus ardue car l'outil n'impose pas un cadre strict d'utilisation.
==== Droits inaliénables ====
^ role ^ droits inaliénables
|Propriétaire | définir la visibilité (privé/public), nommer et révoquer les administratrices, exclure des membres, attribuer les rôles, allouer les droits contingents aux rôles, transférer la propriété à une autre utilisatrice |
|Administratrice | mêmes droits que la propriétaire à ceci près qu'elle ne peut pas révoquer la propriétaire |
|Modératrice | consommer les contenus |
|Membre | consommer les contenus |
|Utilisatrice | consommer les contenus |
La notion de //consommation// d'outil est volontairement vague. Appliqué à un dossier partagé, "consommer" signifiera le parcourir librement et en consulter le contenu, télécharger les fichiers qu'il renferme. Sur un sondage, ce sera "répondre" au sondage.
=== Droits contingents ===
Les droits contingents concernent la possibilité de produire des contenus (message, fichier, tâche, sondage commentaire…), d'altérer un contenu existant, de le publiciser ou de le privatiser et d'inviter des utilisatrices à rejoindre l'espace.
La répartition des droits parmi les rôles et l'attribution des rôles aux utilisatrices dépendra de la manière dont on souhaite gérer l'espace concerné. Par exemple, si l'on veut créer un espace public "horizontal", il suffira que la //propriétaire// donne tous les droits contingents au rôle //utilisatrice// et de déclare l'espace comme //public//. Si l'on veut créer un espace très hiérarchisé, la propriétaire nommera des administratrices qui désigneront des modératrices qui pourront intervenir sur tous les contenus, tandis que les membres ne pourront que créer des contenus ou consommer des contenus existants ; les utilisatrices ne pourront que consommer les contenus rendus publics.
===== Créer un espace =====
==== Droit de création ====
Pour créer un espace et en devenir la propriétaire, il faut disposer du droit de création d'espace. Or, vous aurez remarqué que ce droit de création((Et de suppression.)) ne figure pas dans la liste des droits inaliénables ou contingents rattachables à rôle. Si on y réfléchit, c'est logique. En effet, ces droits sont spécifiques et limités à un espace. La possibilité de créer des espaces relève donc d'un ordre supérieur.
La super-administratrice d'une communauté dispose d'un tel droit ((Sinon, qui en disposerait ?)). C'est un minimum mais c'est un peu "rigide". HumHub permet donc de déléguer le droit de création d'espaces à certaines utilisatrices.
=== Les groupes ===
Les //groupes// sont le mécanisme qui permet d'octroyer les droits de création/suppression d'espaces de travail à des utilisatrices. On ne peut pas accorder directement de tels droits à des utilisatrices. En pratique, la super-utilisatrice crée au moins un groupe auquel elle octroie des droits de création puis affecte des utilisatrices à ce groupe. Ces dernières héritent des droits de leur groupe. La gestion d'un groupe pourra être déléguée à une ou plusieurs utilisatrices affectées à ce groupe.
Le rattachement d'une utilisatrice à un groupe se fait de deux manières.
- Un⋅e gestionnaire peut ajouter des utilisatrices à son groupe.
- Un groupe peut être proposé sur le formulaire d'enregistrement: Administration > Utilisateurs > Groupes Réglages > Montrer lors de l'inscription.
* Toute nouvelle utilisatrice pourra sélectionner les groupes proposés auxquels elle souhaite être rattachée.
* Un réglage général détermine si ce souhait est automatiquement exhaussé ou s'il devra recevoir l'aval d'un⋅e gestionnaire de groupe : Administration > Utilisateurs > Réglages > Général > L'approbation de l'administrateur du groupe est requis après l'enregistrement.
Les possibilités de configuration des groupes sont limitées. Un groupe permettra (ou non) la création d'espaces publics ou d'espaces privés((Les combinaisons utiles se limitent donc à 3 : 1) droit de création d'espace privés (uniquement), 2) d'espaces publics (uniquement), 3) d'espaces publics ou privés.)). C'est tout…
Attention à ne pas confondre les //groupes// et le //rôles//. Les premiers ne concernent que la création des espaces. Les seconds ne concernent que la répartition des droits dans des espaces existants.
=== Le Groupe Administratif ===
Lors de la création d'une communauté((Installation d'un site HumHub.)) un //Groupe Administratif// est automatiquement créé. La toute première utilisatrice créée, celle qui a installé la communauté, fait partie de ce groupe. Toute utilisatrice rattachée à ce groupe dispose de l'intégralité des droits techniques et fonctionnels d'administration de la communauté, dans son ensemble.
Par défaut, ce groupe se voit accorder les droits de création de tout type d'espace.
==== Organiser la gestion des espaces ====
Dans une petite communauté, un binôme ou un trinôme pourra cumuler les droits de création de tout type d'espace et les droits d'administration de tous les espaces existants. Dans une vaste communauté, très diversifiée, on distinguera des groupes de personnes chargées de la création des espaces d'une multitude d'administratrices d'espaces ; il existera probablement un ou plusieurs espaces privés exclusivement consacrés aux échanges concernant l'administration de la communauté et des espaces communautaires.
Une fois l'espace créé, il conviendra de le doter des outils de travail nécessaires. Cette tâche incombe inévitablement aux personnes appartenant à un groupe disposant des droit de création d'espace. En revanche, la distribution des droits sur ces outils pourra être déléguée aux futures administratrices de l'espace.
===== Faire croître la communauté =====
==== Communauté ouverte ou fermée ====
HumHub permet de créer deux principaux types de communautés. Le type sera déterminé en configurant les modalités __autorisées__ pour rejoindre la communauté. Il s'agit d'une configuration générale, applicable à toute la communauté. On ne pourra pas la moduler par //espace//.
Dans une communauté ouverte, tout⋅e internaute se verra proposer la possibilité de __demander__ à rejoindre la communauté. La validation des demandes dépendra de la politique d'accueil définie pour cette communauté.
Dans une communauté fermée, une internaute qui arrivera sur la page d'accueil de la communauté se heurtera un une boîte de dialogue d'authentification. Elle ne pourra pas demander à créer un compte et devenir ainsi membre de la communauté. Dans ce type de communauté, la croissance résulte exclusivement des //invitations// lancées par des membres de la communauté.
Il est possible de combiner les deux modes en autorisant les demandes d'inscription et les invitations.
==== Inviter des utilisatrices et des membres ====
HumHub permet de configurer quelles utilisatrices ont le droit de lancer des invitations. Cette configuration se fait à deux niveaux : //communauté// et //espace//.
=== Invitation à rejoindre la communauté ===
La super-administratice de même que les utilisatrices rattachées au //Groupe administratif// peuvent inviter de nouvelles personnes à rejoindre la //communauté// :
* System Administration > Utilisateurs > Utilisateurs > Envoyer invitation
Si elles donnent suite à cette invitation, ces personnes deviennent des utilisatrices de la communauté. À ce stade, elles ne sont membres d'aucun espace. Elles n'ont accès qu'aux contenus publics.
=== Invitation à rejoindre un espace ===
Au sein de chaque espace, il est possible d'autoriser certains rôles à inviter des personnes à devenir membre.
Suivant la configuration de la communauté, les invitations pourront être envoyées aux seules utilisatrices de la communauté ou à de nouvelles personnes. En pratique, cela se caractérisera par la possibilité d'inviter (ou pas) par adresse mail. Il s'agit bien d'une configuration générale appliquée à toute la communauté((Administration > Utilisateurs > Réglages)) et non d'un réglage que l'on pourra adapter espace par espace.
Lorsqu'on invite une nouvelle personne((Qui n'est pas déjà utilisatrice de la communauté.)) à rejoindre un espace, on l'invite implicitement à rejoindre la communauté. Elle aura donc accès à tous les contenus publics de cette communauté.
Dans le cas d'une communauté fermée, il y a une incohérence entre donner un droit d'invitation à la communauté toute entière et distribuer ce droit à l'échelle d'un espace. On veillera donc à élaborer une politique cohérente d'octroi des droits d'invitation. Par exemple, on décidera que seules les administratrices d'espace peuvent lancer des invitations et que toute administratrice d'un espace est systématiquement rattachée au //Groupe d'administration// de la communauté.
===== Accès et visibilité d'un espace =====
==== Visibilité de l'espace lui-même ====
Un espace peut être configuré pour être visible par tou⋅te⋅s les membres d'une communauté. On dit alors qu'il est //public//. Cela ne signifie pas qu'il est visible par des internautes qui ne seraient pas utilisatrices de la communauté ! Le terme "public" est donc à prendre au sens restreint à la communauté.
La visibilité d'un espace public se manifeste par la possibilité de trouver cet espace via le moteur de recherche interne de la communauté (bouton "loupe"). Il n'apparaît
==== Visibilité des contenus d'un espace ====
Les contenus créés au sein d'un espace peuvent être rendus publics n'être consultables que par les membres de cet espace.
La possibilité de choisir et de modifier la visibilité d'un contenu relève de la configuration fine des rôles au sein d'un espace. Il est cependant possible de définir la __visibilité par défaut__ de tout contenu créé au sein d'un espace. Cette configuration n'est pas rétroactive.
Attention, cette flexibilité de l'outil permet de faire choses surprenantes. Par exemple, on peut créer un espace invisible dont tous les contenus seront, par défaut, visibles. Il convient donc d'élaborer une politique raisonnée de gestion de la visibilité des espaces et des contenus. L'outil ne la fait pas pour vous. Il vous permet de la mettre en œuvre.
==== Conditions d'adhésion ====
Ne peuvent rejoindre un espace que des utilisatrices de la communauté. L'adhésion à un espace peut être régulée suivant trois modalités :
* adhésion ouverte à tou⋅te⋅s (sans validation)
* demande d'adhésion ouverte à toutes, avec validation et possibilité d'invitation
* invitation seule
Techniquement parlant, les conditions d'adhésion à un espace sont fixées indépendamment de la visibilité de cet espace. Là encore, il faut définir une politique cohérente d'adhésion et de visibilité puisque l'outil ne le fait pas pour vous.
==== Espace(s) par défaut ====
Toute nouvelle utilisatrice de la communauté peut être inscrite d'office à un ou plusieurs espaces :
* Administration > Paramètres > Général > Espace par défaut
L'inscription automatique aux espaces par défaut s'effectue au moment de la création du compte de l'utilisatrice. La modification de la liste des //espaces par défaut// n'est pas rétroactive.
On peut choisir de n'imposer aucun espace par défaut. Toutefois, dans la plupart des communautés, on aura intérêt à créer un tel espace. Il jouera le rôle d'"espace commun" ou d'"espace d'accueil" dont toute utilisatrice sera membre. Par cohérence((L'outil n'impose rien…)), cet espace ainsi que ses contenus seront publics et l'adhésion (ou la ré-adhésion) sera ouvertes à tou⋅te⋅s, sans validation.
===== Notifications =====
==== Contexte et fréquence d'alerte ====
La super-adminsitratrice de la communauté peut définir dans quel contexte et à quelle fréquence les utilisatrices recevront des alertes par e-mail de la part de la communauté :
* Administration > Paramètre > E-mail > Général
HumHub distingue les //notifications// des //activités//. Chaque catégorie peut être filtrée indépendamment de l'autre. Les //notifications// relèves d'actions nominatives (réponse à un message, demande personnelles). Les //activités// relatent des événements constitutifs de la vie des //espaces// (ajout d'un document, arrivée d'un⋅e membre, création d'un nouveau message…).
Chaque utilisatrice aura le loisir de personnaliser ce réglage (par défaut) dans son profil personnel.
=== Personnalisation des (modes de) notifications ===
Chaque utilisatrice peut écraser les réglages par défaut définis pour l'ensemble de la communauté et les remplacer par ses réglages préférés :
* Paramètres du compte > Réglages > Notifications
Ces réglages personnalisés s'appliquent de manière globale à tous les espaces dont l'utilisatrice est membre. Ils s'appliquent également à tous les échanges dans lesquels elle est engagée. Toutefois, certains contenus peuvent être individuellement ajoutés ou soustraits aux mécanismes d'alertes((Il est difficile d'être plus précise car ces fonctionnalités ne sont pas encore stabilisées.)).
===== Glossaire =====
- Administratrice
- Administratrice d'espace
- À la différence d'une super-administratrice, une administratrice ne dispose de droits que sur une espace donné.
- Communauté
- C'est la notion la plus englobante. Une communauté est un site HumHub avec ce qu'il contient.
- Contenu
- Un contenu est inscrit dans un espace. Le terme "contenu" est à prendre dans un sens très général. Une contenu est créé grâce à un outil de communication activé au sein d'un espace. Une utlisatrice disposant des droits nécessaires au sein d'une espace donnée, peut y créer des messages, des commentaires, des fichiers, des sondages, de liste de liens, etc.
- Espace
- Une sous-partie d'une communauté. Un espace réunis des utilisatrices, des contenus et des outils de communication. Il est géré par des utilisatrices disposant de droits spéciaux. Ces droits sont définis par leur rôle au sein de l'espace.
- Groupe
- Un groupe définit des droits de création d'espaces. Toute utilisatrice rattachée à ce groupe hérite des droits du groupe. Ces droits sont globaux sur toute la communauté.
- Invitation
- Une utilisatrice disposant des droits nécessaires peut lancer des invitations. Selon les droits dont elle dispose, elle peut inviter les utilisatrices à rejoindre un espace ou inviter des personnes extérieures à la communauté à la rejoindre. Inviter une personne extérieure à la communauté à rejoindre un espace est donc une double invitation : on l'invite à devenir utilisatrice de la communauté et à devenir membre d'un espace.
- Membre
- On utilise le terme "membre" pour désigner une utilisatrice ayant rejoint un espace. Par exemple, on dira que l'utilisatrice "Julie" est membre de l'espace "Accueil". Pour éviter la confusion on n'utilisera pas le terme "membre" pour désigner une personne appartenant à la communauté.
- Propriétaire
- Chaque espace appartient à un⋅e propriétaire. Une propriétaire est automatiquement administratrice de son propre espace. Elle peut désigner d'autres administratrices. Elle peut céder la propriété de l'espace à une administratrice.
- Rôle
- Un ensemble de droits attribués au sein d'un espace. Lorsqu'une utilisatrice se voit assigner un rôle au sein d'un espace, elle dispose des droits attachés à ce rôle.
- Super-administratrice
- Administratrice générale
- Administratrice de communauté
- Une utilisatrice disposant de super-pouvoirs qui lui permettent d'intervenir sur la configuration globale, technique et fonctionnelle, d'une communauté. De plus, une super-adminstrice peut s'octroyer n'importe quel droit sur n'importe quel espace.
- Utilisatrice
- Une personne disposant d'un compte sur un site HumHub. Par définition, une utilisatrice appartient à la communauté de ce site.
Visibilité
La notion de visibilité s'applique principalement à deux niveaux : les espaces et les contenus. Elle se décline en "privé" et "publique". Un espace ou un contenu privé n'est connu que des membres d'un espace. Un espace ou un contenu public est connue par toutes les utilisatrices d'une communauté.