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Configurer HumHub

Principes d'organisation

Souvent, un outil informatique véhicule implicitement un mode d'organisation. Utiliser cet outil revient à se couler dans cette norme organisationnelle. HumHub s'efforce d'échapper à ce biais normatif. L'outil propose des fonctionnalités techniques rudimentaires qu'il s'agit de combiner. HumHub contraint donc à penser l'organisation que l'on veut mettre en place et à faire des choix stratégiques.

La terminologie utilisée par HumHub est génératrice de confusion. C'est pourquoi je m'attache à préciser chaque notion.

Un site HumHub est une communauté à part entière. Disposer d'un compte sur un site HumHub équivaut à être une utilisatrice de cette communauté. On devient utilisatrice d'une communauté parce qu'on y a été invitée ou parce qu'on a demandé à la rejoindre1) (et que notre demande a été acceptée).

Les échanges entres les utilisatrices d'une communauté s'organisent autour d'espaces. Le termes “espace” n'est volontairement pas précisé. Il pourra s'agir d'espaces des travail, d'échanges, de collaboration, de dialogue, de partage, etc. Un⋅e utilisatrice de la communauté peut participer à plusieurs espaces. Un espace de travail est public ou privé, c'est-à-dire accessible à tou⋅te⋅s les utilisatrices de la communauté ou uniquement à celles qui sont membres de cet espace. Là encore, la sélection se fait par invitation. Une utilisatrice peut être membre de plusieurs espaces.

Un espace de travail propose plusieurs outils d'échange : fil de discussion (Timeline), dossier partagé, liens partagés, sondages, tâches, etc. Certains espaces proposent plus d'outils que d'autres. Tout espace propose, au minimum, un fil de discussion.

Les rôles

Par défaut, HumHub reconnaît 5 rôles : propriétaire, administratrice, modératrice, membre et utilisatrice.

Tout⋅e membre d'un espace se voit attribuer un rôle, valable au sein de cet espace. Une utilisatrice peut donc être administratrice d'un espace mais membre ordinaire d'un autre espace.

Quels sont les droits respectifs de chaque rôle ? HumHub distingue les droits inaliénables des droits contingents. Ainsi,une administratrice d'un espace, peut configurer cet espace : décider des outils mis à disposition, distribuer les rôles… Mais une pure administratrice n'aura pas vocation à intervenir sur les contenus échangés au sein de l'espace. Le droit de configuration est un droit inaliénable d'une administratrice. Le droit de contribution est un droit contingent. Cette souplesse permet d'adapter HumHub à une large variétés de contextes d'utilisation. Cette adaptabilité est acquise au prix complexité accrue : la compréhension du fonctionnement de HumHub est plus ardue car l'outil n'impose pas un cadre strict d'utilisation.

Droits inaliénables

role
Propriétaire définir la visibilité (privé/public), nommer et révoquer les administratrices, exclure des membres, attribuer les rôles, allouer les droits contingents aux rôles, transférer la propriété à une autre utilisatrice
Administratrice mêmes droits que la propriétaire à ceci près qu'elle ne peut pas révoquer la propriétaire
Modératrice consommer les contenus
Membre consommer les contenus
Utilisatrice consommer les contenus

La notion de consommation d'outil est volontairement vague. Appliqué à un dossier partagé, “consommer” signifiera le parcourir librement et en consulter le contenu, télécharger les fichiers qu'il renferme. Sur un sondage, ce sera “répondre” au sondage.

Droits contingents

Les droits contingents concernent la possibilité de produire des contenus (message, fichier, tâche, sondage commentaire…), d'altérer un contenu existant, de le publiciser ou de le privatiser et d'inviter des utilisatrices à rejoindre l'espace.

La répartition des droits parmi les rôles et l'attribution des rôles aux utilisatrices dépendra de la manière dont on souhaite gérer l'espace concerné. Par exemple, si l'on veut créer un espace public “horizontal”, il suffira que la propriétaire donne tous les droits contingents au rôle utilisatrice et de déclare l'espace comme public. Si l'on veut créer un espace très hiérarchisé, la propriétaire nommera des administratrices qui désigneront des modératrices qui pourront intervenir sur tous les contenus, tandis que les membres ne pourront que créer des contenus ou consommer des contenus existants ; les utilisatrices ne pourront que consommer les contenus rendus publics.

Créer un espace

Droit de création

Pour créer un espace et en devenir la propriétaire, il faut disposer du droit de création d'espace. Or, vous aurez remarqué que ce droit de création2) ne figure pas dans la liste des droits inaliénables ou contingents rattachables à rôle. Si on y réfléchit, c'est logique. En effet, ces droits sont spécifiques et limités à un espace. La possibilité de créer des espaces relève donc d'un ordre supérieur.

La super-administratrice d'une communauté dispose d'un tel droit 3). C'est un minimum mais c'est un peu “rigide”. HumHub permet donc de déléguer le droit de création d'espaces à certaines utilisatrices.

Les groupes

Les groupes sont le mécanisme qui permet d'octroyer les droits de création/suppression d'espaces de travail à des utilisatrices. On ne peut pas accorder directement de tels droits à des utilisatrices. En pratique, la super-utilisatrice crée au moins un groupe auquel elle octroie des droits de création puis affecte des utilisatrices à ce groupe. Ces dernières héritent des droits de leur groupe. La gestion d'un groupe pourra être déléguée à une ou plusieurs utilisatrices affectées à ce groupe.

Le rattachement d'une utilisatrice à un groupe se fait de deux manières.

  1. Un⋅e gestionnaire peut ajouter des utilisatrices à son groupe.
  2. Un groupe peut être proposé sur le formulaire d'enregistrement: Administration > Utilisateurs > Groupes Réglages > Montrer lors de l'inscription.
    • Toute nouvelle utilisatrice pourra sélectionner les groupes proposés auxquels elle souhaite être rattachée.
    • Un réglage général détermine si ce souhait est automatiquement exhaussé ou s'il devra recevoir l'aval d'un⋅e gestionnaire de groupe : Administration > Utilisateurs > Réglages > Général > L'approbation de l'administrateur du groupe est requis après l'enregistrement.

Les possibilités de configuration des groupes sont limitées. Un groupe permettra (ou non) la création d'espaces publics ou d'espaces privés4). C'est tout…

Attention à ne pas confondre les groupes et le rôles. Les premiers ne concernent que la création des espaces. Les seconds ne concernent que la répartition des droits dans des espaces existants.

Le Groupe Administratif

Lors de la création d'une communauté5) un Groupe Administratif est automatiquement créé. La toute première utilisatrice créée, celle qui a installé la communauté, fait partie de ce groupe. Toute utilisatrice rattachée à ce groupe dispose de l'intégralité des droits techniques et fonctionnels d'administration de la communauté, dans son ensemble.

Par défaut, ce groupe se voit accorder les droits de création de tout type d'espace.

Organiser la gestion des espaces

Dans une petite communauté, un binôme ou un trinôme pourra cumuler les droits de création de tout type d'espace et les droits d'administration de tous les espaces existants. Dans une vaste communauté, très diversifiée, on distinguera des groupes de personnes chargées de la création des espaces d'une multitude d'administratrices d'espaces ; il existera probablement un ou plusieurs espaces privés exclusivement consacrés aux échanges concernant l'administration de la communauté et des espaces communautaires.

Une fois l'espace créé, il conviendra de le doter des outils de travail nécessaires. Cette tâche incombe inévitablement aux personnes appartenant à un groupe disposant des droit de création d'espace. En revanche, la distribution des droits sur ces outils pourra être déléguée aux futures administratrices de l'espace.

Faire croître la communauté

Communauté ouverte ou fermée

HumHub permet de créer deux principaux types de communautés. Le type sera déterminé en configurant les modalités autorisées pour rejoindre la communauté. Il s'agit d'une configuration générale, applicable à toute la communauté. On ne pourra pas la moduler par espace.

Dans une communauté ouverte, tout⋅e internaute se verra proposer la possibilité de demander à rejoindre la communauté. La validation des demandes dépendra de la politique d'accueil définie pour cette communauté.

Dans une communauté fermée, une internaute qui arrivera sur la page d'accueil de la communauté se heurtera un une boîte de dialogue d'authentification. Elle ne pourra pas demander à créer un compte et devenir ainsi membre de la communauté. Dans ce type de communauté, la croissance résulte exclusivement des invitations lancées par des membres de la communauté.

Il est possible de combiner les deux modes en autorisant les demandes d'inscription et les invitations.

Inviter des utilisatrices et des membres

HumHub permet de configurer quelles utilisatrices ont le droit de lancer des invitations. Cette configuration se fait à deux niveaux : communauté et espace.

Invitation à rejoindre la communauté

La super-administratice de même que les utilisatrices rattachées au Groupe administratif peuvent inviter de nouvelles personnes à rejoindre la communauté :

  • System Administration > Utilisateurs > Utilisateurs > Envoyer invitation

Si elles donnent suite à cette invitation, ces personnes deviennent des utilisatrices de la communauté. À ce stade, elles ne sont membres d'aucun espace. Elles n'ont accès qu'aux contenus publics.

Invitation à rejoindre un espace

Au sein de chaque espace, il est possible d'autoriser certains rôles à inviter des personnes à devenir membre.

Suivant la configuration de la communauté, les invitations pourront être envoyées aux seules utilisatrices de la communauté ou à de nouvelles personnes. En pratique, cela se caractérisera par la possibilité d'inviter (ou pas) par adresse mail. Il s'agit bien d'une configuration générale appliquée à toute la communauté6) et non d'un réglage que l'on pourra adapter espace par espace.

Lorsqu'on invite une nouvelle personne7) à rejoindre un espace, on l'invite implicitement à rejoindre la communauté. Elle aura donc accès à tous les contenus publics de cette communauté.

Dans le cas d'une communauté fermée, il y a une incohérence entre donner un droit d'invitation à la communauté toute entière et distribuer ce droit à l'échelle d'un espace. On veillera donc à élaborer une politique cohérente d'octroi des droits d'invitation. Par exemple, on décidera que seules les administratrices d'espace peuvent lancer des invitations et que toute administratrice d'un espace est systématiquement rattachée au Groupe d'administration de la communauté.

Accès et visibilité d'un espace

Visibilité de l'espace lui-même

Un espace peut être configuré pour être visible par tou⋅te⋅s les membres d'une communauté. On dit alors qu'il est public. Cela ne signifie pas qu'il est visible par des internautes qui ne seraient pas utilisatrices de la communauté ! Le terme “public” est donc à prendre au sens restreint à la communauté.

La visibilité d'un espace public se manifeste par la possibilité de trouver cet espace via le moteur de recherche interne de la communauté (bouton “loupe”). Il n'apparaît

Visibilité des contenus d'un espace

Les contenus créés au sein d'un espace peuvent être rendus publics n'être consultables que par les membres de cet espace.

La possibilité de choisir et de modifier la visibilité d'un contenu relève de la configuration fine des rôles au sein d'un espace. Il est cependant possible de définir la visibilité par défaut de tout contenu créé au sein d'un espace. Cette configuration n'est pas rétroactive.

Attention, cette flexibilité de l'outil permet de faire choses surprenantes. Par exemple, on peut créer un espace invisible dont tous les contenus seront, par défaut, visibles. Il convient donc d'élaborer une politique raisonnée de gestion de la visibilité des espaces et des contenus. L'outil ne la fait pas pour vous. Il vous permet de la mettre en œuvre.

Conditions d'adhésion

Ne peuvent rejoindre un espace que des utilisatrices de la communauté. L'adhésion à un espace peut être régulée suivant trois modalités :

  • adhésion ouverte à tou⋅te⋅s (sans validation)
  • demande d'adhésion ouverte à toutes, avec validation et possibilité d'invitation
  • invitation seule

Techniquement parlant, les conditions d'adhésion à un espace sont fixées indépendamment de la visibilité de cet espace. Là encore, il faut définir une politique cohérente d'adhésion et de visibilité puisque l'outil ne le fait pas pour vous.

Espace(s) par défaut

Toute nouvelle utilisatrice de la communauté peut être inscrite d'office à un ou plusieurs espaces :

  • Administration > Paramètres > Général > Espace par défaut

L'inscription automatique aux espaces par défaut s'effectue au moment de la création du compte de l'utilisatrice. La modification de la liste des espaces par défaut n'est pas rétroactive.

On peut choisir de n'imposer aucun espace par défaut. Toutefois, dans la plupart des communautés, on aura intérêt à créer un tel espace. Il jouera le rôle d'“espace commun” ou d'“espace d'accueil” dont toute utilisatrice sera membre. Par cohérence8), cet espace ainsi que ses contenus seront publics et l'adhésion (ou la ré-adhésion) sera ouvertes à tou⋅te⋅s, sans validation.

Notifications

Contexte et fréquence d'alerte

La super-adminsitratrice de la communauté peut définir dans quel contexte et à quelle fréquence les utilisatrices recevront des alertes par e-mail de la part de la communauté :

  • Administration > Paramètre > E-mail > Général

HumHub distingue les notifications des activités. Chaque catégorie peut être filtrée indépendamment de l'autre. Les notifications relèves d'actions nominatives (réponse à un message, demande personnelles). Les activités relatent des événements constitutifs de la vie des espaces (ajout d'un document, arrivée d'un⋅e membre, création d'un nouveau message…).

Chaque utilisatrice aura le loisir de personnaliser ce réglage (par défaut) dans son profil personnel.

Personnalisation des (modes de) notifications

Chaque utilisatrice peut écraser les réglages par défaut définis pour l'ensemble de la communauté et les remplacer par ses réglages préférés :

  • Paramètres du compte > Réglages > Notifications

Ces réglages personnalisés s'appliquent de manière globale à tous les espaces dont l'utilisatrice est membre. Ils s'appliquent également à tous les échanges dans lesquels elle est engagée. Toutefois, certains contenus peuvent être individuellement ajoutés ou soustraits aux mécanismes d'alertes9).

Glossaire

Administratrice
Administratrice d'espace
À la différence d'une super-administratrice, une administratrice ne dispose de droits que sur une espace donné.
Communauté
C'est la notion la plus englobante. Une communauté est un site HumHub avec ce qu'il contient.
Contenu
Un contenu est inscrit dans un espace. Le terme "contenu" est à prendre dans un sens très général. Une contenu est créé grâce à un outil de communication activé au sein d'un espace. Une utlisatrice disposant des droits nécessaires au sein d'une espace donnée, peut y créer des messages, des commentaires, des fichiers, des sondages, de liste de liens, etc.
Espace
Une sous-partie d'une communauté. Un espace réunis des utilisatrices, des contenus et des outils de communication. Il est géré par des utilisatrices disposant de droits spéciaux. Ces droits sont définis par leur rôle au sein de l'espace.
Groupe
Un groupe définit des droits de création d'espaces. Toute utilisatrice rattachée à ce groupe hérite des droits du groupe. Ces droits sont globaux sur toute la communauté.
Invitation
Une utilisatrice disposant des droits nécessaires peut lancer des invitations. Selon les droits dont elle dispose, elle peut inviter les utilisatrices à rejoindre un espace ou inviter des personnes extérieures à la communauté à la rejoindre. Inviter une personne extérieure à la communauté à rejoindre un espace est donc une double invitation : on l'invite à devenir utilisatrice de la communauté et à devenir membre d'un espace.
Membre
On utilise le terme "membre" pour désigner une utilisatrice ayant rejoint un espace. Par exemple, on dira que l'utilisatrice "Julie" est membre de l'espace "Accueil". Pour éviter la confusion on n'utilisera pas le terme "membre" pour désigner une personne appartenant à la communauté.
Propriétaire
Chaque espace appartient à un⋅e propriétaire. Une propriétaire est automatiquement administratrice de son propre espace. Elle peut désigner d'autres administratrices. Elle peut céder la propriété de l'espace à une administratrice.
Rôle
Un ensemble de droits attribués au sein d'un espace. Lorsqu'une utilisatrice se voit assigner un rôle au sein d'un espace, elle dispose des droits attachés à ce rôle.
Super-administratrice
Administratrice générale
Administratrice de communauté
Une utilisatrice disposant de super-pouvoirs qui lui permettent d'intervenir sur la configuration globale, technique et fonctionnelle, d'une communauté. De plus, une super-adminstrice peut s'octroyer n'importe quel droit sur n'importe quel espace.
Utilisatrice
Une personne disposant d'un compte sur un site HumHub. Par définition, une utilisatrice appartient à la communauté de ce site.
Visibilité
La notion de visibilité s'applique principalement à deux niveaux : les espaces et les contenus. Elle se décline en "privé" et "publique". Un espace ou un contenu privé n'est connu que des membres d'un espace. Un espace ou un contenu public est connue par toutes les utilisatrices d'une communauté.
1)
Attention : cette seconde possibilité n'est pas offerte sur toutes les communautés HumHub. Dans certaines communautés, on ne peut devenir utilisatrice que par invitation.
2)
Et de suppression.
3)
Sinon, qui en disposerait ?
4)
Les combinaisons utiles se limitent donc à 3 : 1) droit de création d'espace privés (uniquement), 2) d'espaces publics (uniquement), 3) d'espaces publics ou privés.
5)
Installation d'un site HumHub.
6)
Administration > Utilisateurs > Réglages
7)
Qui n'est pas déjà utilisatrice de la communauté.
8)
L'outil n'impose rien…
9)
Il est difficile d'être plus précise car ces fonctionnalités ne sont pas encore stabilisées.
configurer_humhub.txt · Dernière modification: 2017/03/13 22:38 par flaz